Hacia la excelencia operativa y la gestión inteligente de las instalaciones

La gestión de accesos es un proceso crítico para los operadores de infraestructuras neutras como Cellnex, que se enfrentan a varios retos. Teniendo en cuenta la dimensión de nuestra cartera (135.000 emplazamientos incluyendo previsiones de despliegue hasta 2030), seguramente no es una sorpresa revelar que en los emplazamientos de Cellnex se registran cientos de miles de accesos al año.

El enfoque tradicional ha sido utilizar algún tipo de sistema de acceso mecánico (como llaves físicas), pero esto tiene una serie de desventajas: la pérdida frecuente de llaves afecta a la eficacia de todo el proceso y da lugar a desplazamientos e interacciones innecesarias con clientes, propietarios y técnicos; es difícil realizar individualmente el seguimiento y control de extremo a extremo de cada uno de los accesos a las instalaciones; los posibles accesos no deseados podrían tener un impacto directo en la seguridad de las instalaciones y también podrían afectar a las obligaciones legales en materia de salud y seguridad. Además, un problema muy común que surge en el sector es la falta de uniformidad en todo el procedimiento de acceso debido a las diferentes tipologías de emplazamientos.

El diagnóstico era claro y se decidió que había que tomar alguna medida, por lo que se optó por dar un paso adelante y se buscó una solución Smart Access. Basándonos en la experiencia de Cellnex y en la prospección del mercado, se decidió adquirir una solución Smart, sin llave, que nos permitiera digitalizar completamente las acciones desencadenadas por los accesos a las localizaciones. De esta forma se resolvía tanto la cuestión de la trazabilidad como los problemas asociados a la pérdida de llaves, y al mismo tiempo se abría la ventana de oportunidad para repensar y rediseñar todo el procedimiento de acceso, ganando en eficiencia y homogeneidad y evitando al máximo las interacciones manuales.

Algunos de los criterios que se tuvieron en cuenta para elegir al socio más adecuado fueron:

• Estándares de seguridad muy elevados que permitan un control de acceso casi en tiempo real, detección de malas prácticas, etc.
• Sistemas de gestión de usuarios fáciles de usar, rápidos, flexibles y robustos.
• Flexibilidad de producción para adaptarse a las necesidades de despliegue de Cellnex.
• Fuerte apoyo posventa para acompañar en todo el proceso de migración.
• Gestión centralizada, pero con soporte de acción local.
• Facilidad de instalación.
• Una oferta de precios sólida y competitiva.
• Mínimos costes de mantenimiento asociados.

El socio elegido es una solución sin llave y el acceso implica de un modo u otro el uso de un smartphone (o dispositivo portátil equivalente) con claves digitales enviadas a la aplicación móvil del técnico que se ejecuta en el teléfono. Las claves móviles contienen derechos de acceso que se gestionan a distancia y en tiempo real. Estos derechos pueden actualizarse y cancelarse a medida que cambian las necesidades para garantizar que sólo las personas adecuadas tengan acceso a los lugares adecuados en el momento adecuado. La administración de varias localizaciones se consolida convenientemente en plataformas de software basadas en la nube, lo que garantiza una capacidad de supervisión 24/7.

Cellnex se encuentra ahora en plena fase de despliegue, instalando los dispositivos necesarios en la cartera de 12 países. La solución Smart Access es factible de instalar (al menos en un primer lote) en la mayoría de los emplazamientos de Cellnex; y de este conjunto inicial de emplazamientos, ya se ha migrado alrededor del 43% de ellos. El plan es completar el despliegue en 2-3 años.

Paralelamente, Cellnex está desplegando su propio Sistema de Ayuda a la Explotación (OSS por las siglas en inglés de Operation Support System). Un módulo de esta herramienta OSS gestiona las solicitudes de acceso. Los clientes crean estas solicitudes de acceso al emplazamiento (SAR, por las siglas en inglés de Site Access Requests) rellenando la información necesaria: quién quiere acceder, dónde y cuándo; y qué van a hacer. Si se cumplen las condiciones adecuadas, el SAR se aprueba automáticamente; si no, es necesaria cierta interacción humana para conceder manualmente el acceso, habiendo realizado previamente una serie de tareas.

Mediante una API entre nuestro OSS y la plataforma Smart Access, se envía la información básica necesaria para conceder los derechos a los técnicos sobre las cerraduras seleccionadas (durante un plazo concreto). De esta forma todo el proceso está, en algunos casos, completamente automatizado, reduciendo sustancialmente la respuesta a las peticiones de los clientes y ayudando, por tanto, a cumplir mucho más fácilmente los acuerdos contractuales (SLAs) y mejorando el servicio global. El personal técnico de Operaciones supervisa constantemente todo el proceso mediante Cuadros de Mando e indicadores clave (KPIs) generados a partir de la captura de las solicitudes de acceso, de forma que se pueden identificar fácilmente comportamientos anómalos, sitios donde la actividad es superior a la media o cerraduras potencialmente dejadas abiertas.

Cellnex está consiguiendo con este proyecto Smart Access una forma más fácil, rápida y fiable de gestionar el acceso a los emplazamientos. Se ha creado una situación de beneficio mutuo, ya que los clientes de Cellnex se están beneficiando de la automatización y la respuesta rápida que ofrece este tipo de solución, y al mismo tiempo Cellnex, como operador de infraestructuras, ha ganado la capacidad de controlar mejor lo que ocurre en sus instalaciones.

Desde el punto de vista empresarial, disponer de un modelo propio de gestión de accesos a las infraestructuras es crítico para ganar eficiencia en la explotación de los activos debido a que se trata de un proceso muy intensivo en usuarios. Por otro lado, en este proceso de transformación a Smart es clave acompañarse de socios fuertes y adecuados y elegir una solución innovadora y puntera que ayude a conseguir el objetivo inicial de automatización y reducción de costes.

Joaquín Ballestero-Herguedas

Global Technical Operations de Cellnex